Slimmer werken: het kan!

Wie heeft er 30 mails in zijn inbox staan? Wie heeft er meer dan 300 mails in zijn inbox staan? Bijna alle handen in de zaal gaan omhoog. Wie zit er op LinkedIn? Wie heeft meer dan 500 contacten? Wie heeft een abonnement op meer dan 30 rss feeds? Wie twittert? Sommige mensen kijken elkaar verward aan na de spervuur van vragen van Martijn Aslander. Heb ik soms iets gemist, lijken ze te denken? Gelukkig biedt zijn avondseminar “Slimmer werken, slimmer leven” uitkomst.

Machinebureaucratie

Vroeger waren we gewend om met machines veel handwerk te doen. Van 9 tot 5 stonden arbeiders aan de lopende band als schakeltje van een groter geheel. Dit proces was sterk plaats- en tijdsgebonden. In de fabriek controleerde het management of de arbeiders het werk goed deden en koppelde dit terug aan de directie.

Tegenwoordig werken we met ons hoofd in plaats van met onze handen. Daar weten we eigenlijk nog heel weinig van. De meeste grote organisaties zijn nog steeds ingericht als machinebureaucratie, terwijl we nu in een netwerk en informatiesamenleving leven. We kunnen veel slimmer werken, alleen doen we dat nog niet omdat het ons niet geleerd is. Martijn Aslander belooft het publiek praktische tips te geven om slimmer te gaan werken.

Waarom werken we eigenlijk nog met z’n allen van 9 tot 5 en waarom niet ’s avonds? In de zaal bleken weinig mensen al creatief te zijn om 9 uur ’s ochtends, inclusief mijzelf. Creativiteit is juist van essentieel belang om te blijven innoveren. Wanneer een groep mensen op andere tijden gaat werken, zou dit direct ook het fileprobleem oplossen.

Kennis zit in je netwerk

Het aantal zzp’ers groeit de laatste jaren hard. Zij maken steeds meer gebruik van deze netwerk en informatiesamenleving. Een zelfstandige werkt namelijk niet meer alleen, maar in een netwerk waar ze kennis uitwisselen en waarin niemand de baas is. En als zelfstandige heb je tegenwoordig niet meer nodig dan een laptop en goede koffie. De toegang tot informatie en je netwerk wordt steeds belangrijker dan het bezit van informatie. Sociaal kapitaal is dus steeds belangrijker, ook wel de whuffie factor genoemd:

Wanneer je je kennis deelt, krijg je er veel voor terug. Wanneer je iets goed kunt, wil je anderen graag helpen als het je niet teveel moeite kost. Tijd ruilen voor geld is iets wat we nu steeds doen, maar wat langzaam aan verdwijnt. Steeds vaker vindt waardebepaling achteraf plaats en dat hoeft zeker niet altijd in de vorm van geld te zijn. Sociaal kapitaal staat immers centraal.

Linkedin

In de informatie en netwerksamenleving zijn we in staat om met tools als LinkedIn in kaart te brengen wie jij kent, wie je vrienden kennen en wie de vrienden van je vrienden kennen. Dat was voorheen onmogelijk. Ikzelf heb bijvoorbeeld 132 contacten (eerstegraads) op LinkedIn. Dit geeft mij toegang tot een netwerk van 17,900 tweedegraads contacten en 1,688,600 derdegraads contacten. Zo kun je dus contact leggen met mensen die je niet direct kent, maar die wel in je LinkedIn netwerk zitten.

Kracht van twitter

Twitter speelt een krachtige rol in het opbouwen van sociaal kapitaal. Zo heeft Obama meer dan 2 miljoen volgers. Tijdens zijn verkiezingscampagne lanceerde hij zijn nieuwe verkiezingsposter die binnen 10 seconden door heel Amerika werd verspreid dankzij twitter. Zijn volgers stuurden het bericht namelijk in hun eigen netwerk door. Via twitter kun je eenvoudig kennis delen, hulp vragen en waarde toevoegen. Er zijn veel mensen in beweging en interessant om te volgen bijvoorbeeld buiten je eigen organisatiegrenzen. En ja, jij hebt zelf ook iets te melden!

Leren werken met je hoofd

We moeten nu steeds meer nadenken over dingen in plaats van dingen doen met onze handen. Werken met je hoofd is immers anders dan werken met je handen. Het wordt steeds belangrijker om alle informatie te filteren. Multitasking blijkt niet effectief, je kunt echt maar één ding tegelijk doen. En dat terwijl veel mensen allerlei werkzaamheden door elkaar heen doen. Sterker nog, de meesten van ons doen alles de hele dag door elkaar heen: bellen, mailen, teksten typen, mensen aan je bureau, nadenken etc. De truc is om taken in series uit te voeren, omdat je dan alle concentratie bij één taak hebt die je moet doen.

Tips voor slimmer werken

Een goede manier om informatie te filteren is via RSS. Via RSS kun je instellen welke informatie je krijgt. Met een RSS lezer, bijvoorbeeld Googlereader,  kun je een abonnement nemen op een RSS feed van een website. Informatie van websites die je vaak bezoekt, komt dan automatisch naar jou toe. In het boek 100 lifehackingtips staat uitgelegd hoe je dit moet doen.

E-mail

Martijn Aslander vraagt: “Wie van jullie bewaart alle post, dus ook reclamefolders? Wie gooit er nooit iets weg?” Iedereen lacht en ziet alle uitpuilende krantenbakken voor zich met daarin post van het hele jaar. We gaan duidelijk anders om met onze post dan met e-mail, gezien alle volle mailboxen. Een volle inbox zorgt voor stress. Om van een volle mailbox en de daarbij behorende stress af te komen, kun je het volgende doen:

• Zet allereerst meldingen/pop-ups van nieuwe e-mail uit.
• Bepaal vaste momenten op een dag waarop je mail bekijkt, bijvoorbeeld 11.00 en 15.00 uur.
• Beantwoord mailtjes die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden direct. De rest zet je in mappen (je laat dus geen gelezen mail in je inbox staan).
• Maak mappen aan in je mailbox, bijvoorbeeld:
  – nog iets mee doen
  – wachten op antwoord
  – archief
• Maak regels aan in je mailbox. Zo zorg je ervoor dat mail die niet direct je aandacht nodig heeft in een aparte map komt te staan. Denk hierbij aan cc-mails, nieuwsbrieven en social networks (hyves/linkedin/plaxo/twitter). Op een vast moment in de week kun je de mails in deze mappen bekijken.
• Wis alle e-mail die je niet meer nodig hebt!

Zelf heb ik bovenstaande tips opgevolgd. Het geeft erg veel rust wanneer je een lege inbox hebt en ’s ochtends niet direct als eerste je e-mail begint te lezen. Bijna iedereen doet dit. Hierdoor denken de meeste mensen teveel aan dingen die ze nog moeten doen in plaats van nadenken over dingen waar ze eigenlijk mee bezig zouden moeten zijn, zoals innovatie, zodat je ook echt van toegevoegde waarde bent!

Meer over slimmer werken:

• Bekijk het hele seminar van Martijn Aslander Slimmer werken, slimmer leven op video
• In het boek 100 Lifehackingtips (gratis download) vind je uitgebreide instructies om slimmer te werken, zoals het aanmaken van regels in je mailbox en gebruikmaken van RSS.
• Het boek Zen to done (gratis download) is een aanrader om te leren taken in series uit te voeren en slimmer te leren werken.
• Meer slimme tips vind je op de site Lifehacking
• Download de prepublicatie van het boek ‘ het nieuwe werken’ van Dik Bijl

Getagged als: het nieuwe werken, informatiesamenleving, lifehacking, Martijn Aslander, netwerksamenleving, slimmer werken

{ 8 reacties }