Op naar Europa 2.0 bij de gemeente Amsterdam

Europa speelt een belangrijke rol binnen de beleidsterreinen van de gemeente Amsterdam. Veel bevoegdheden en taken van de gemeente hebben raakvlak met Europese regelgeving en beleid. Kennis hierover is erg verspreid over de verschillende diensten en stadsdelen en is vaak geconcentreerd bij een kleine groep ambtenaren.

Het beheren, delen en toepassen van deze Europese kennis vraagt om een specifieke aanpak. Hoe zorg je ervoor dat de juiste persoon de juiste kennis op het juiste moment tot zijn beschikking heeft? Hoe houd je deze kennis actueel en hoe borg je de kennis in de gehele organisatie?

Binnen de gemeente Amsterdam is grote behoefte aan één Europese portal waar ambtenaren kennis over Europa met elkaar kunnen delen. Om dit te faciliteren hebben we binnen de dienst Milieu en Bouwtoezicht een kennismanagementsysteem ontworpen. Dit systeem richt zich op het delen van de aanwezige Europese kennis en het ontwikkelen en toepassen van nieuwe kennis binnen de gemeente Amsterdam. Iedere kenniseigenaar is zelf verantwoordelijk voor het beheren van zijn dossier.

Eén Europese portal

Door de aanwezige Europese kennis bij elkaar te brengen in een Europese portal ontstaat een krachtig netwerk. Zo wordt duidelijk welke Europese projecten er lopen, welke ambtenaren daar mee bezig zijn, met wie je contact kunt opnemen voor meer informatie, welke overlegvormen er zijn, wie daar aan deelnemen en wat op de agenda staat. Via fora kun je discussieren over een project en via rss blijf je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op de Europese portal. De projecten zijn via een mash up op een kaart te bezichtigen. Door een koppeling met het content management systeem van de gemeente Amsterdam is de informatie ook op het intranet van Amsterdam te vinden.

Ook buiten Amsterdam heeft dit grote voordelen. Stel je eens voor dat onze Amsterdamse lobbyiste in Brussel precies weet wie binnen Amsterdam met welk dossier bezig is, zodat ze veel gerichter kennis kan delen met de Amsterdamse ambtenaren.

The road to …

Naast het ontwikkelen, delen en toepassen van nieuwe kennis gaan we belangrijke informatiestromen binnen de gemeente Amsterdam automatiseren. Ambtenaren krijgen straks op basis van hun functie automatisch de juiste berichten. Een voorbeeld:

Wanneer een voorstel voor een wettekst overgaat van groenboek naar witboek, dan ontvang je op basis van je functie automatisch een melding. Zo ontvangt een geluidsspecialist die specifieke informatie die hij nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Nu is het nog afhankelijk van de betreffende medewerker of informatie tijdig gesignaleerd wordt. Deze informatie is vaak te belangrijk om aan het toeval over te laten.

Daarnaast kijkt ieder organisatie-onderdeel vaak vanuit zijn eigen expertise naar de ontwikkelingen op het gebied van Europese regelgeving en beleid. Door de informatiestromen te automatiseren krijgen andere diensten ook een melding op het moment dat het voor hen ook interessant wordt om mee te kijken. Zo kunnen ze bepalen wat de wijzigingen voor de gemeente Amsterdam in zijn totaliteit betekenen en wie er nog meer bij betrokken moeten worden.

Subsidie in Plain English

Op de Europese portal zijn ook filmpjes met betrekking tot Europa te vinden. Zo is een proeffilmpje opgenomen via het concept plain english. Het filmpje legt op een simpele manier uit wat er komt kijken bij een subsidie-aanvraag. Werkt het voor de gemeente Amsterdam ook om complexe onderwerpen zo uit te leggen?

Het project Europa 2.0 is een samenwerking tussen de dienst Milieu en Bouwtoezicht, Ruimtelijke Ordening, Economische Zaken en de Bestuursdienst. De komende tijd gaan belangrijke spelers binnen Amsterdam aan de slag met het kennismanagementsysteem, waaronder de Amsterdamse lobbyiste in Brussel. Vanaf juni start de cursus Europa 2.0 voor Amsterdamse ambtenaren van alle diensten en stadsdelen. Na deze cursus kan iedereen zijn eigen projecten toevoegen en beheren.

De komende tijd houd ik jullie op de hoogte van de ontwikkelingen in het project Europa 2.0.