Op woensdag 1 april ging ik met een aantal collega’s van de dienst Milieu en Bouwtoezicht (DMB) van de gemeente Amsterdam bij Microsoft kijken hoe zij haar werkplekken flexibel en mobiel heeft gemaakt, de reistijd heeft verminderd en medewerkers de mogelijkheid heeft gegeven om werk en privé beter op elkaar af te stemmen door het werk onafhankelijk van tijd en plaats in te richten. Welkom bij het nieuwe werken waarbij Microsoft bekend staat als één van de voorlopers.
Doordat informatie steeds toegankelijker wordt via internet verdwijnt de noodzaak om elke dag van 9 tot 5 op kantoor te zijn. En door samen te werken in online netwerken kunnen we efficiënter en productiever werken. Bij Microsoft maakt het daarom ook niet uit waar en wanneer je werkt als je de afgesproken resultaten maar haalt. Je kunt dus ’s middags de kinderen ophalen en ’s avonds nog een uurtje doorwerken. Sommige DMB’ers vonden dit idee verademend, anderen vonden dit naïef. “Wie zegt mij dat mijn collega’s er niet de kantjes van af lopen. Er zijn altijd mensen die hier misbruik van maken. We hebben niet voor niets de prikklok”.
Vraagstukken
Het nieuwe werken bevat inderdaad een aantal vraagstukken waar je over na moet denken. Onderling vertrouwen binnen afdelingen en vertrouwen van het management naar de medewerkers toe is hierbij essentieel. Een belangrijke voorwaarde voor het nieuwe werken is dan ook dat managers sturen op resultaat in plaats van fysieke aanwezigheid op kantoor. Microsoft is daarom een speciaal verandertraject gestart met haar managers. Met externe partijen zijn daarnaast prestatie-indicatoren vastgesteld, waardoor de output van medewerkers beoordeeld kan worden.
Medewerkers moeten ook echt de mogelijkheid krijgen om overal te werken. Zo hebben de medewerkers van Microsoft altijd toegang tot het bedrijfsnetwerk, kunnen ze online vergaderingen bijwonen en hebben ze toegang tot relevante informatie die ze nodig hebben voor hun werk. Een P&O’er kan thuis dus ook de personeelsdossiers inzien, uiteraard wel beveiligd.
Medewerkers moeten met het nieuwe werken leren omgaan. In het begin voelen sommigen zich schuldig wanneer ze overdag bij de kapper zitten, het voelt dan alsof je spijbelt. Ook verdwijnt het sociale aspect, waardoor bijvoorbeeld nieuwelingen zich verloren kunnen voelen binnen de organisatie. Microsoft doet daarom veel aan teambuilding en zet buddy’s in. Sommige afdelingen hebben elke week een vast overlegmoment waarbij je in principe bij aanwezig bent.
Verandertraject
Bij de overgang naar het nieuwe werken verhuisde Microsoft naar een nieuw kantoorpand. Het nieuwe werken heeft Microsoft vertaalt naar het inrichten van haar werkplekken. Microsoft biedt multifunctionele werkplekken aan die aansluiten bij de werkprocessen binnen de organisatie. Een medewerker kiest dus zelf welke ruimte het beste past bij de taken die hij op dat moment moet doen. Zo zijn er concentratie plekken, grote tafels met pc’s om samen te werken, speciale ontmoetingsruimtes en goede koffie! Dat laatste sprak alle meegereisde DMB’ers aan!
Microsoft is met haar medewerkers een lang verandertraject ingegaan om samen het nieuwe werken vorm te geven. Microsoft geeft dit dan ook als advies mee aan DMB. “Probeer iedereen er van te voren bij te betrekken. Sommige mensen zijn vanaf moment één dolenthousiast, anderen hebben ernstige twijfels. Deze zorgen moet je met elkaar bespreken, je moet hier namelijk samen doorheen. Onze ervaring leert dat de mensen die de meeste weerstand tonen uiteindelijk vrij makkelijk over gaan, terwijl mensen die het gewoon op zich af laten komen bij het overgangsmoment meer moeite hebben. Op het moment dat je overgaat naar het nieuwe werken, moet je ook met elkaar in gesprek blijven en elkaar helpen bij deze overgang. Het gaat niet om de technologie, maar om de mensen.”
{ 0 reacties }
